La presente política establece los términos, condiciones y finalidades establecidos por Fiduciaria Central S.A. en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, del Decreto 1377 de 2013, hoy compilado en el Decreto 1074 de 2015, la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, y las demás normas concordantes para el tratamiento de los datos personales obtenidos mediante sus diferentes canales de atención, así como de todos aquellos que han sido recolectados en actividades derivadas de relaciones laborales, contractuales, comerciales, entre otras, que requieran el suministro de los mismos.
Fiduciaria Central S.A. se encargará directamente del tratamiento de los Datos Personales, sin perjuicio a ello, podrá delegar en un Encargado dicho tratamiento por disposición contractual, quien, en todo caso deberá cumplir con las obligaciones a su cargo establecidas en las normas que regulan sobre esta materia y las disposiciones que establece la presente Política de Datos.
El Titular de Datos Personales entregará su información de manera voluntaria y al momento de conceder su autorización de tratamiento, manifestará que ha leído y se encuentra conforme con las Políticas que en este documento se establecen.
En virtud de la autorización que imparte el Titular de los Datos Personales para su correspondiente tratamiento, faculta a Fiduciaria Central S.A. para recolectar, transferir, almacenar, usar, circular suprimir, compartir, actualizar y transmitir los Datos para los fines que más adelante se desarrolla.
2. Información de Fiduciaria Central S.A.
- Razón Social: Fiduciaria Central S.A.
- NIT: 800.171.372-1
- Dirección: Av El Dorado 69 A 51 Torre B Piso 3, Bogotá
- Teléfono: +57 (601) 3900800 Ext 1212
- Correo: servicioalcliente@fiducentral.com
- Página Web: www.fiducentral.com
3. Derechos como titular de la Información
El titular de la información tiene los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar, suprimir, revocar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización de tratamiento otorgado a Fiduciaria Central S.A, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
- Ser informado respecto del uso que Fiduciaria Central S.A. les ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
El titular podrá ejercer sus derechos ante Fiduciaria Central S.A en lo que corresponda, a través de los siguientes canales:
- Correspondencia física:
- Bogotá: Avenida El Dorado No. 69 A - 51 Torre B Piso 3
- Medellín: Carrera 43 C - 7 D - 09 El Poblado
- Formulario de PQRS dispuesto en la página web de la Entidad: https://www.fiducentral.com/pqrs
- Correo electrónico de servicio al cliente: servicioalcliente@fiducentral.com
- Línea de servicio al cliente: +57 (601) 3900800. Ext 1212
- Páginas Web:
- SmartSupervision de la Superintendencia Financiera de Colombia: es un aplicativo diseñado por la superintendencia financiera para una eficiente atención y solución de inconformidades del consumidor financiero; se realiza por medio de la página web de la superintendencia financiera https://smart.superfinanciera.gov.co/login viajando directo al buzón del Componente de queja de la Fiduciaria Central S.A.
- Página Web de la fiduciaria (Formulario del componente de queja): a través del formulario de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias en la siguiente página https://www.fiducentral.com/pqrs; en ambos recursos la información
- Siri: Es la plataforma en la cual contamos con un canal directo de comunicación entre la Fiduciaria y la Superintendencia Financiera de Colombia; en la cual nos realizan requerimientos, nos notifican actos administrativos, decisiones, respuestas, y traslados de derechos de petición para emitir respuesta.
- Defensoría del Consumidor Financiero (DCF): es una institución independiente que se encarga de proteger a los consumidores financieros y de velar por sus derechos; radicando su solicitud, queja o reclamo en https://www.defensoriasernarojas.com/defensoria/envie-solicitud, o por correo electrónico defensoria@defensoriasernarojas.com; igualmente, por nuestros canales de atención y serán trasladados al defensor del consumidor financiero si así es solicitado por el consumidor financiero.
La recepción de peticiones, quejas y reclamos se canaliza a través del área de Servicio al Cliente y Comunicaciones – en los canales indicados en el numeral 4) de este documento.
6. Procedimientos para conocimiento, actualización, supresión, revocación y rectificación
El titular de la información podrá solicitar a través de los canales de contacto nombrados anteriormente, la actualización, supresión y rectificación de la información, revocación de la autorización expresa y/o efectuar consultas o reclamos relacionados con su información.
Fiduciaria Central S.A. validará la identificación, analizará, clasificará y emitirá la respuesta a su solicitud en los tiempos establecidos en la ley, la cual será enviada a través del medio por el cual se recibió la solicitud o por el medio que el titular especifique en su comunicación. La supresión de datos personales y/o revocación de autorización expresa para tratamiento de la información no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
Dichos requerimientos serán tramitados siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos:
- La solicitud deberá ser dirigida al responsable o Encargado del Tratamiento (Fiduciaria Central S.A)
- Deberá contar con la identificación del titular, su causahabiente, representante o mandatario.
- Habrá de contener la descripción de los hechos que dan lugar a su petición.
- Datos de notificación.
- Documentos y hechos soporte de su petición.
No obstante lo anterior, en caso de solicitudes de supresión de datos personales, estas podrán ser admitidas para su análisis; sin embargo, cuando el titular mantenga un contrato vigente, obligaciones pendientes, cartera adeudada o cualquier otra relación legal o contractual activa con Fiduciaria Central S.A., no será procedente la eliminación total de la información, en la medida en que exista un deber legal o contractual de conservación del dato. En todo caso, la solicitud será evaluada de manera particular, atendiendo la naturaleza de la información, la finalidad del tratamiento y el marco normativo aplicable.
Fiduciaria Central S.A podrá, en cualquier momento, realizar modificaciones a sus políticas y procedimiento de tratamiento de datos personales. Sin embargo, tales modificaciones, en la medida que corresponda a cambios sustanciales, antes de su implementación, serán publicadas en la página web www.fiducentral.com.
7. Políticas de tratamiento de datos personales
- Cumplir con el tratamiento de los datos personales de los titulares dentro de los parámetros establecidos por la Constitución y la Ley.
- Obtener la autorización expresa de los titulares en medio físico, electrónico y/o telefónico que permita su posterior consulta, a fin de constatar de forma inequívoca que sin el consentimiento del titular los datos nunca hubieran sido capturados y almacenados en medios electrónicos o físicos. Así mismo, se podrá obtener por medio de conductas claras e inequívocas del titular que permitan concluir de una manera razonable que éste otorgó su consentimiento para el manejo de sus datos personales.
- Garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales por parte del responsable y los encargados.
- Los datos personales solo serán tratados por aquellos colaboradores que lo requieran en función de las actividades propias de su cargo o por los encargados; a estos últimos se les suministrará la información requerida para el cumplimiento de las obligaciones contractuales.
- Garantizar la reserva de la información durante la vigencia del contrato y con posterioridad a la terminación de este.
- Realizar el tratamiento de los datos personales acorde con los fines autorizados por los titulares.
- Restringir la divulgación de datos personales en Internet u otro medio masivo de comunicación, a menos que se trate de información pública o información requerida por ley.
- Custodiar la información de datos personales de los titulares, de acuerdo al tiempo definido en las tablas de retención documental.
- Eliminar a solicitud del titular y cuando no tenga ningún deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos, la información del titular
- Actualizar la información, comunicando de forma oportuna a cualquier tercero autorizado (encargado del tratamiento), todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente a cualquier tercero autorizado (encargado del tratamiento).
- Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la ley. Se informará, si es del caso, al encargado para su gestión.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Aplicar las medidas de seguridad idóneas para el tratamiento de información clasificada como sensible.
- Propender por el fortalecimiento de una cultura corporativa que abogue por y salvaguarde los derechos de los titulares, mediante jornadas de capacitación.
- Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
- Garantizar que la información que se suministre a cualquier tercero autorizado, dentro de los parámetros establecidos en la ley, sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- La entidad podrá intercambiar información de datos personales con entidades públicas cuando la soliciten en ejercicio de sus funciones.
- Prohibir la transferencia de información de datos personales de cualquier tipo a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos.
- Registrar, actualizar y reportar las novedades de las bases de datos en el Registro Nacional de Base de Datos - RNBD, en cumplimiento a lo establecido en la normativa legal vigente.
- Reportar dentro de los quince (15) primeros días hábiles de los meses de febrero y agosto de cada año, reporte a la Dirección de Investigación de Protección de Datos Personales, a través del enlace, sistema o herramienta que disponga esta Superintendencia de industria y comercio, en el que suministren la información, relacionada con el semestre calendario inmediatamente anterior (enero - junio y julio - diciembre). Esta información corresponde al número de reclamos presentados por los Titulares directamente ante el Operador, las Fuentes y/o Usuarios de información registrados en el sistema del Operador, especificando el nombre e identificación de la Fuente y/o el Usuario de información y la causa del reclamo. Cuando se trate de reclamos presentados con base en el reporte de información realizado por una Fuente, se deberá informar el número total de titulares reportados por esa Fuente. El reporte se hará en la herramienta o medio dispuesto por la Superintendencia. Esto es conforme a la circular única de la SIC.
- La entidad publicará el aviso de privacidad en la página web www.fiducentral.com.
- De igual manera, para los siguientes casos no será necesaria la autorización por parte del titular:
- Cuando la información sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- Datos de naturaleza pública.
- Casos de urgencia médica o sanitaria.
- Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
- Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
8. Uso de los datos
Los datos personales serán tratados y utilizados por FIDUCIARIA CENTRAL S.A., directamente o a través de terceros autorizados, para las siguientes finalidades:
- Consultar, solicitar, verificar, validar y comparar información relacionada con los datos de identificación, contacto, ubicación, activos, bienes, derechos u obligaciones, que reposen en bases de datos públicas o privadas, nacionales o extranjeras, o que sean conocidas por personas naturales o jurídicas, incluidas aquellas disponibles en fuentes de acceso público, buscadores, redes sociales o publicaciones físicas o digitales.
- Adelantar el análisis, evaluaciones, estudios y gestiones necesarias para el inicio, desarrollo, ejecución, modificación o terminación de cualquier relación contractual presente o futura con Fiduciaria Central S.A., así como para dar cumplimiento a los sistemas de administración de riesgos, políticas internas, normatividad vigente y órdenes impartidas por autoridades administrativas o judiciales.
- Consultar, almacenar, administrar, transferir, reportar, procesar, circular y divulgar información financiera, crediticia, comercial y de servicios ante centrales de información crediticia, operadores de información legalmente constituidos y demás bases de datos, conforme a la Ley 1266 de 2008, para fines de análisis del riesgo crediticio, contractual y reputacional.
- Contactar al titular por cualquier medio o canal, físico o electrónico, para el envío de comunicaciones, extractos, reportes, estados de cuenta, notificaciones, informes y demás información asociada a los productos y servicios fiduciarios.
- Recolectar, acceder, conservar, actualizar, administrar, procesar y eliminar información personal y documentación soporte, incluso cuando no se perfeccione una relación contractual o una vez esta haya finalizado, de conformidad con los deberes legales y contractuales aplicables.
- Suministrar, compilar y remitir información a autoridades competentes, incluidas autoridades administrativas, judiciales, fiscales y organismos de supervisión financiera, nacionales o extranjeros, cuando dicha información sea requerida en cumplimiento de disposiciones legales o regulatorias, relacionada con productos, servicios, titularidad, movimientos, saldos o datos de contacto.
- Compartir, transmitir, transferir o divulgar información personal y documentación, cuando resulte necesario, con:
- Proveedores y aliados estratégicos que apoyen la operación de Fiduciaria Central S.A.
- Terceros contratados para actividades de cobranza judicial o extrajudicial, localización o investigación de bienes y derechos
- Terceros que desarrollen actividades de educación financiera siempre que exista relación directa con la finalidad autorizada, el esquema fiduciario y/o los servicios contratados.
- Ofrecer, promocionar y prestar productos y servicios fiduciarios a través de cualquier medio o canal autorizado.
- Realizar análisis, estudios e investigaciones de carácter comercial, estadístico, financiero, interbancario, de riesgos o de mercado, incluyendo el contacto para dichos fines.
- Remitir información de carácter comercial, contractual, legal, operativo, de seguridad, encuestas, educación financiera o de servicio.
- Consultar información sobre sanciones, multas o procesos ante autoridades administrativas o judiciales.
- Atender, gestionar y resolver peticiones, quejas, reclamos, consultas y solicitudes presentadas por los titulares.
- Comparar o circularizar información y documentación con filiales, subsidiarias y casa matriz, cuando resulte necesario para establecer o ejecutar relaciones contractuales.
- Desarrollar integralmente la gestión de los servicios fiduciarios, directamente o a través de terceros, a nivel nacional o internacional, incluyendo el uso de servidores propios o servicios en la nube.
- Consultar, solicitar, procesar, reportar, actualizar, rectificar y circular información relacionada con obligaciones vigentes o en mora ante centrales de información crediticia y demás operadores de información, incluyendo información pasada, presente y futura, conforme a la normatividad vigente. En general, para la gestión y desarrollo de los servicios fiduciarios prestados y todas las actividades relacionadas con los mismos, ya sea directamente o a través de terceros a nivel nacional o internacional, en servidores propios o ubicados en la nube. La política de tratamiento de datos personales y el aviso de privacidad los puede consultar en la página web de la entidad www.fiducentral.com.
9. Revelación de terceros con los cuales se comparte información personal
Fiduciaria Central S.A., en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, se permite informar a los consumidores financieros, y demás titulares de información, que en desarrollo de su objeto social, el principio de transparencia y del deber de información consagrados en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia, y el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero; la entidad ha identificado de manera expresa los terceros con los cuales comparte datos personales en el marco de la ejecución de los negocios fiduciarios y demás relaciones contractuales.
La Fiduciaria comparte información personal únicamente cuando ello resulta necesario para el cumplimiento de obligaciones legales, regulatorias y contractuales, siempre bajo esquemas de confidencialidad, seguridad de la información y encargo de tratamiento, de conformidad con la normativa vigente.
En ese sentido, los datos personales podrán ser compartidos con las siguientes categorías de destinatarios:
- Autoridades administrativas, judiciales y de supervisión, para el cumplimiento de obligaciones legales y regulatorias.
- Centrales de información financiera y crediticia legalmente autorizadas, cuando aplique.
- Entidades financieras, aseguradoras y reaseguradoras, vinculadas a la estructuración, ejecución y administración de los negocios fiduciarios.
- Proveedores tecnológicos, operativos y asesores externos, que actúan en calidad de encargados del tratamiento de datos personales, y que requieren acceso a la información para soportar el desarrollo de los procesos propios de la actividad fiduciaria, con quienes la Fiduciaria ha celebrado los contratos correspondientes, los cuales incorporan su respectiva cláusula de tratamiento de datos personales, en cumplimiento de lo dispuesto en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.
- CLUSTER IT CONSULTING S.A.S., NIT 900.497.317-7
- MD Advisory Services S.A.S., NIT 901.401.695-8
- ITC Soluciones Tecnológicas S.A.S., NIT 804.006.673
- IRON MOUNTAIN S.A.S., NIT 860054781-6
Los titulares de la información podrán ejercer en todo momento sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir sus datos personales y revocar la autorización, salvo cuando exista un deber legal o contractual que impida su eliminación, mediante los canales dispuestos por Fiduciaria Central S.A., disponibles en su página web institucional.
